Privacy verklaring RMA Expertisecentrum

RMA Expertisecentrum, verder te noemen: RMA, gevestigd te Arnhem aan de Wolvengang 2 (6811 LM) en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 09136262, hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe RMA met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Toepassing AVG

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie RMA persoonsgegevens verwerkt:

• (potentiële) cliënten;
• bezoekers aan het kantoorgebouw van RMA;
• bezoekers van medischadviesburo.nl;
• ontvangers van nieuwsbrieven van RMA;
• deelnemers aan bijeenkomsten van RMA;
• sollicitanten;
• alle overige personen die met RMA contact opnemen of van wie RMA persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires.

Verwerking van persoonsgegevens

RMA verwerkt persoonsgegevens die:

• een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en -afhankelijk van de aard van de gelegenheid of zaak- andere persoonsgegevens;
• een beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging heeft verstrekt, ten behoeve van de behandeling;
• tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van RMA of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) of de betrokkene een nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
• door camerabeelden bij een bezoek aan het kantoorpand van RMA zijn vastgelegd. Binnen en buitenzijde worden camerabeelden gemaakt, om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel na 14 dagen vernietigd;
• RMA heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster, zoals ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens.

De website van RMA bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter en LinkedIn. Als op deze knoppen worden geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. RMA is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is RMA verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatement van deze platformen.

Doeleinden verwerking

RMA verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
• het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
• het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
• het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
• het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
• het verbeteren van de kantoorwebsite medischadviesburo.nl;
• het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
• het bewaken van de toegang tot kantoor en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.

Rechtsgrond

RMA verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

• toestemming van de betrokkene, welke altijd weer kan worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
• uitvoering van of met het oog op het sluiten van een overeenkomst van opdracht tot het verlenen van diensten, waaronder ook het declareren aan derden;
• een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar) of het toezenden van de kantoornieuwsbrief.

Verwerkers

RMA kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van RMA persoonsgegevens verwerken. RMA sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. RMA maakt gebruik van een automatiseerder die de IT-omgeving van kantoor beheert en beveiligt.

Persoonsgegevens delen met derden

RMA deelt persoonsgegevens met derden, als dat voor de behandeling of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Voor de behandeling van een zaak kan het bijvoorbeeld nodig zijn persoonsgegevens te delen in het kader van het sluiten van een overeenkomst, het declareren van de dienstverlening. Bij het voldoen aan een wettelijke verplichting kan worden gedacht aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten. RMA deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

Doorgifte buiten de EER

RMA geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt RMA er voor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Bewaren van gegevens

RMA bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. RMA hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• papieren werkdossier: 10 jaar na afronding van de zaak;
• digitaal zaakdossier: 10 jaar na afronding van de zaak;
• (financieel-)administratieve gegevens: 10 jaar na vastlegging van de gegevens;
• gegevens van sollicitanten: 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure;
• bezoekers van de website medischadviesburo.nl en ontvangers van nieuwsbrieven van RMA : 2 jaar na het laatste bezoek aan de website respectievelijk na uitschrijving voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

Wijzigingen privacystatement

RMA kan dit privacystatement altijd wijzigen. De wijzigingen worden op de website van RMA gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.

Rechten, vragen en klachten

Een betrokkene heeft het recht RMA te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Een betrokkene kan hierover contact opnemen met RMA door een e-mailbericht te sturen naar info@medischadviesburo.nl.

Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop RMA persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met RMA door een e-mailbericht te sturen naar info@medischadviesburo.nl. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).